Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche Stelle

Digitana Kriegler e.U.
Inhaberin Doris Kriegler
FN 665354 m
Toni-Schruf-Straße 14/3
8662 St. Barbara im Mürztal
Steiermark, Österreich
E-Mail: office@digitana.at
Tel.: +43 3856 94 100

2. Grundsätze, Zwecke und Rechtsgrundlagen

Personenbezogene Daten werden nur verarbeitet, soweit dies für die Bereitstellung der Website, die Bearbeitung von Anfragen, Terminbuchungen, Leistungserbringung, Zahlungsabwicklung, interne Unternehmensorganisation, Sicherheit, Nachvollziehbarkeit oder gesetzliche Pflichten erforderlich ist.

Je nach Vorgang beruht die Verarbeitung insbesondere auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für vertragliche oder vorvertragliche Maßnahmen, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für gesetzliche Verpflichtungen und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für berechtigte Interessen an einem sicheren, stabilen, nachvollziehbaren und wirtschaftlich ordnungsgemäßen Betrieb. Soweit eine Funktion eine Einwilligung erfordert, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

3. Bereitstellung, Serverbetrieb und technische Sicherheit

Die Firmenhomepage wird auf von Digitana administrierter Serverinfrastruktur bei Hetzner betrieben. Beim Aufruf können insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Browser- und Geräteinformationen sowie technische Status- und Sicherheitsinformationen verarbeitet werden.

Diese Daten dienen der technischen Auslieferung, Fehleranalyse, Missbrauchsabwehr und IT-Sicherheit. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Technische Protokolle werden nach den betrieblichen Sicherheits- und Rotationsregeln nur so lange aufbewahrt, wie sie für diese Zwecke erforderlich sind.

4. Technisch erforderliche Cookies und Formularschutz

Die Firmenhomepage verwendet kein Analyse-, Werbe- oder Marketingtracking. Für geschützte Formulare wird jedoch ein technisch erforderliches Sitzungs-Cookie mit der Bezeichnung digitana_form_session eingesetzt. Es dient ausschließlich dem Formular- und Missbrauchsschutz, ist nicht für Werbung oder Nutzerprofilbildung bestimmt und hat eine maximale Laufzeit von 24 Stunden. Für den freigeschalteten Digitana-AI-Chat wird zusätzlich eine technisch erforderliche, signierte Chat-Sicherheitsfreigabe mit maximal 30 Minuten Laufzeit verwendet.

Zusätzlich werden für den Formularschutz kurzzeitig technische Einmal- und Missbrauchsschutzinformationen verarbeitet. Abgelaufene Formular-Token werden nach einer zusätzlichen Schutzfrist von 24 Stunden bereinigt; technische Anti-Missbrauchs-Fingerprints werden grundsätzlich nach 30 Tagen bereinigt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Technisch erforderliche Cookies können nach § 165 Abs. 3 TKG 2021 ohne vorherige Einwilligung eingesetzt werden.

Zum Schutz der öffentlichen Kontakt-, Online-Service- und Termin- beziehungsweise Buchungsformulare sowie des Digitana-AI-Chats vor automatisiertem Missbrauch wird zusätzlich Cloudflare Turnstile eingesetzt. Dabei können für die Sicherheitsprüfung insbesondere IP-Adresse sowie Browser-, Geräte- und technische Interaktionsinformationen an Cloudflare übermittelt werden. Die Prüfung dient ausschließlich der Missbrauchsabwehr und IT-Sicherheit; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

5. Kontakt- und Projektanfragen

Bei einer Kontakt- oder Projektanfrage werden die von Ihnen angegebenen Daten verarbeitet, insbesondere Vor- und Nachname, gegebenenfalls Firma, E-Mail-Adresse sowie der Inhalt Ihrer Nachricht. Die Daten werden zur Bearbeitung, Beantwortung und betrieblichen Nachvollziehbarkeit innerhalb der Digitana-Systeme gespeichert. Die Formulareingabe wird im aktuellen produktiven Ablauf nicht automatisch als E-Mail versendet. Für eine anschließende Kommunikation und Beantwortung können E-Mail-Dienste von Microsoft 365 eingesetzt werden.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Anfrage auf einen Vertrag oder vorvertragliche Maßnahmen gerichtet ist, ansonsten Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Abgeschlossene Anfragen können nach 365 Tagen im Rahmen eines kontrollierten internen Aufbewahrungsprozesses anonymisiert werden, sofern keine fortbestehenden vertraglichen, gesetzlichen, sicherheitsbezogenen oder beweisrechtlichen Gründe entgegenstehen.

6. Terminbuchung und Leistungserbringung

Für Terminbuchungen werden die für Auswahl, Zuordnung, Terminplanung, Kontakt, Durchführung und Dokumentation der gebuchten Leistung notwendigen Daten verarbeitet. Dazu können insbesondere Name, Kontaktdaten, Anschrift, gebuchte Leistung, Termin- und Statusdaten sowie freiwillige Zusatzangaben gehören.

Die Kalender- und E-Mail-Kommunikation wird über Microsoft 365 beziehungsweise Microsoft Graph unterstützt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Buchungs- und Geschäftsdaten werden nicht pauschal unmittelbar nach dem Termin gelöscht, sondern entsprechend vertraglicher, buchhalterischer, steuerlicher und nachweisbezogener Erfordernisse aufbewahrt und anschließend kontrolliert geprüft, anonymisiert oder gelöscht.

7. Zahlungsabwicklung mit SumUp

Für kostenpflichtige Leistungen wird SumUp als Zahlungsdienstleister eingesetzt. An SumUp werden die für den jeweiligen Zahlungsvorgang erforderlichen Zahlungs-, Betrags-, Referenz-, Status- und Rückkehrinformationen übermittelt. Zahlungsdaten, die unmittelbar bei SumUp eingegeben werden, verarbeitet SumUp in eigener Verantwortung nach den dort geltenden Datenschutzinformationen.

Rechtsgrundlage für die durch Digitana veranlasste Zahlungsabwicklung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit Zahlungs- und Abrechnungsdaten aufgrund gesetzlicher Buchführungs-, Steuer- oder Nachweispflichten aufzubewahren sind, erfolgt dies zusätzlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

8. Digitana Systems und interne Verarbeitung

Die Firmenhomepage ist Teil von Digitana Systems. Für freigegebene Geschäftsabläufe können Daten innerhalb derselben verantwortlichen Stelle kontrolliert zwischen der Firmenhomepage, der internen Verwaltungsplattform von Digitana Systems, Digitana Accounting – Wirtschaftssystem und Digitana Docs verarbeitet werden. Dies betrifft insbesondere Kunden- und Leistungszuordnung, Buchungsstatus, betriebliche Dokumentation, Zahlungsabgleich, Rechnungs- und Buchhaltungsprozesse sowie Sicherheits- und Auditvorgänge.

Diese internen Systeme bilden keine eigenständigen externen Verantwortlichen. Es werden jeweils nur die für den konkreten fachlichen Zweck erforderlichen Daten verarbeitet. Interne Verwaltungsbereiche sind nicht für die öffentliche Suchmaschinenindexierung bestimmt.

9. Digitana Social und externe Verlinkungen

Die Firmenhomepage enthält Hinweise und Links zu Digitana Social, einer weiteren Plattform innerhalb von Digitana Systems. Dazu gehören insbesondere die Social-Hinweise auf der Startseite sowie der Forum-Link. Das bloße Anzeigen eines normalen Links übermittelt keine Formulardaten, Buchungsdaten oder Zahlungsdaten von der Firmenhomepage an Digitana Social. Beim Aufruf von Digitana Social gilt die dort veröffentlichte Datenschutzerklärung für die dortige Plattformnutzung.

Daneben enthält die Firmenhomepage normale Links zu externen Angeboten wie Facebook, Instagram, YouTube und WhatsApp. Eine Verbindung zu diesen externen Anbietern wird bei solchen Links grundsätzlich erst hergestellt, wenn der jeweilige Link geöffnet wird.

10. News-Beiträge und externe Medien

In öffentlichen News-Beiträgen können Medien und Verweise auf externe Dienste eingebunden sein. Bei YouTube-Inhalten kann ein Vorschaubild von YouTube geladen werden; dabei können insbesondere IP-Adresse sowie Browser- und Geräteinformationen an den externen Anbieter übertragen werden. Das eigentliche YouTube-Video wird auf der Firmenhomepage erst nach einer bewussten Aktivierung über die datenschutzorientierte YouTube-Einbettung geladen.

Für externe Inhalte gelten zusätzlich die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Anbieters. Digitana beschränkt externe Einbindungen auf den für die Darstellung beziehungsweise die vom Nutzer ausgelöste Funktion erforderlichen Umfang.

11. Optionale Spracheingabe

Die optionale Spracheingabe gehört zur KI-Hilfe und ist nur nutzbar, wenn diese Funktion freigeschaltet ist. Wird das Mikrofon freiwillig verwendet, wird die Aufnahme auf dem eigenen Digitana-Server ausschließlich in Text umgewandelt. Der erkannte Text wird vor einer weiteren Verwendung in das Eingabefeld eingefügt und kann kontrolliert, geändert oder gelöscht werden. Die Audiodatei wird nach der Verarbeitung automatisch gelöscht und nicht dauerhaft gespeichert. Die Texteingabe bleibt ohne Mikrofon möglich.

12. KI-Systeme und KI-gestützte Funktionen

Digitana arbeitet mit modernen KI-Werkzeugen sowie mit selbst entwickelten KI-Systemen und KI-Komponenten. Beim öffentlichen Digitana-AI-Chat wird die eingegebene Textfrage zur Erstellung der Antwort an OpenAI übermittelt. Die direkte Interaktion mit einem KI-System wird für Nutzer transparent erkennbar gestaltet. Der Chat ist für allgemeine Kundenfragen vorgesehen; sensible personenbezogene Daten sollen dort nicht eingegeben werden.

Vor der Freischaltung des öffentlichen Chats wird Cloudflare Turnstile zur Missbrauchsabwehr eingesetzt. Zusätzlich verarbeitet Digitana kurzlebige technische Sitzungs- und Einmalinformationen, um automatisierte Massenanfragen, Wiederholungen und parallele Replay-Anfragen zu begrenzen. Die Chat-Sicherheitsfreigabe ist zeitlich begrenzt und dient nicht der Werbung oder Nutzerprofilbildung.

KI unterstützt Arbeits-, Entwicklungs-, Informations- und Assistenzprozesse. Entscheidungen mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung werden bei Digitana nicht allein aufgrund einer vollautomatisierten KI-Verarbeitung getroffen. Fachliche Verantwortung und erforderliche Freigaben verbleiben beim Menschen.

13. Suchmaschinen, KI-Suchdienste und öffentliche Inhalte

Öffentlich veröffentlichte Seiten und News-Beiträge der Firmenhomepage können von Suchmaschinen, Linkvorschau-Diensten sowie KI-gestützten Such- und Informationsdiensten erfasst, verarbeitet und in deren Suchergebnissen oder Vorschaudarstellungen angezeigt werden. Dies betrifft ausschließlich Inhalte, die von Digitana öffentlich bereitgestellt werden.

Daten aus Kontaktformularen, Terminbuchungen, Zahlungen, internen Verwaltungsbereichen, Digitana Accounting oder Digitana Docs werden von Digitana nicht als öffentliche Website-Inhalte für eine Suchmaschinenindexierung bereitgestellt. Nach einer Änderung oder Löschung öffentlicher Inhalte kann die Aktualisierung externer Suchindizes oder Zwischenspeicher zeitverzögert erfolgen.

14. Empfänger und Dienstleister

Personenbezogene Daten werden nur im erforderlichen Umfang an Empfänger oder Auftragsverarbeiter übermittelt, die für den jeweiligen Vorgang benötigt werden. Dazu gehören je nach Nutzung insbesondere Hetzner als Infrastruktur- und Hostingdienstleister, Microsoft 365 beziehungsweise Microsoft Graph, SumUp, Cloudflare Turnstile für die Missbrauchsabwehr, OpenAI für die Beantwortung von Eingaben im öffentlichen Digitana-AI-Chat sowie bei bewusst aktivierten externen Medien insbesondere YouTube beziehungsweise die hierfür eingesetzten Dienste von Google. Weitere externe Medien- oder KI-Dienste werden nur einbezogen, soweit sie für eine ausdrücklich eingesetzte Funktion erforderlich sind.

Digitana verkauft keine personenbezogenen Daten. Soweit ein erforderlicher Dienstleister Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet, erfolgt eine Übermittlung nur unter den Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO, insbesondere auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses oder geeigneter Garantien wie Standardvertragsklauseln, soweit dies erforderlich ist.

15. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie sie für den jeweiligen Zweck, die Vertragsabwicklung, gesetzliche Pflichten, IT-Sicherheit oder die Geltendmachung, Ausübung beziehungsweise Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich sind.

Technische Formularschutzdaten werden nach kurzen Sicherheitsfristen bereinigt. Abgeschlossene Kontaktanfragen können nach 365 Tagen kontrolliert anonymisiert werden. Buchungs-, Zahlungs-, Rechnungs- und vergleichbare Geschäftsunterlagen können entsprechend den gesetzlichen und betrieblich erforderlichen Aufbewahrungsfristen – bei steuerlich relevanten Unterlagen regelmäßig bis zu sieben Jahre und in gesetzlich vorgesehenen Fällen länger – aufbewahrt werden. Eine Löschung oder Anonymisierung erfolgt erst, wenn keine fortbestehende Pflicht oder ein anderer zulässiger Aufbewahrungsgrund mehr besteht.

16. Erforderlichkeit der Datenbereitstellung

Pflichtfelder in Kontakt-, Buchungs- und Zahlungsabläufen sind erforderlich, damit Digitana die jeweilige Anfrage bearbeiten, eine Leistung vorbereiten oder durchführen beziehungsweise einen Zahlungsvorgang zuordnen kann. Ohne diese notwendigen Angaben kann der betreffende Vorgang nicht oder nicht vollständig durchgeführt werden. Freiwillige Angaben sind entsprechend gekennzeichnet oder für die Bearbeitung nicht zwingend erforderlich.

17. Automatisierte Entscheidungen

Digitana trifft im Rahmen der Firmenhomepage keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen im Sinne des Art. 22 DSGVO, die gegenüber einer betroffenen Person rechtliche Wirkung entfalten oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen. Technische Sicherheits-, Verfügbarkeits- und Zahlungsstatusprüfungen können automatisiert unterstützt werden; erforderliche fachliche Entscheidungen verbleiben bei einem Menschen beziehungsweise bei dem eigenverantwortlich handelnden externen Zahlungsdienstleister.

18. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Soweit eine Verarbeitung auf Einwilligung beruht, kann diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Datenschutzanfragen können an office@digitana.at gerichtet werden.

19. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, Beschwerde bei der Österreichischen Datenschutzbehörde einzulegen, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt.

Österreichische Datenschutzbehörde
Barichgasse 40–42
1030 Wien
E-Mail: dsb@dsb.gv.at

20. Aktualisierung dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung wird angepasst, wenn sich produktive Funktionen, Datenarten, Empfänger, Rechtsgrundlagen oder wesentliche Speicher- und Verarbeitungsabläufe ändern. Maßgeblich ist die jeweils auf der Firmenhomepage veröffentlichte Fassung.